PENGENDALIAN, PERHITUNGAN BIAYA, DAN PERENCANAAN

Bab V Bahan Baku: Pengendalian, Perhitungan Biaya,

Dan Perencanaan

Perolehan dan Penggunaan Bahan Baku

Meskipun proses produksi dan kebutuhan bahan baku bervariasi sesuai dengan ukura dan jenis industri dari perusahaan, pembelian dan penggunaan bahan baku biasanya meliputi langkah-langkah berikut:

1.     Untuk setiap produk atau variasi produk, insinyur menentukan rute (routing) untuk setiap produk, yang merupakan urutan opersi yang akan dilakukan, dan sekaligus menentukan daftar bahan baku yang diperlukan, yang merupakan daftar kebutuhan bahan baku untuk setiap langkah dalam urutan operasi tersebut.

2.     Anggaran produksi menyediakan rencana utama, dari mana rincian mengenai kebutuhan bahan baku dikembangkan.

3.     Bukti permintaan pembelian menginformasikan agen pembelian mengenai jumlah dan jenis bahan baku yang dibutuhkan.

4.     Pesanan pembelian merupakan kontrak atas jumlah yang harus dikirimkan.

5.     Laporan penerimaan mengesahkan jumlah yang diterima, dan mungkin juga melaporkan hasil pemeriksaan dan pengujian mutu.

6.     Bukti permintaan bahan baku memberikan wewenang bagi gudang untuk mengirimkan jenis dan jumlah tertentu dari bahan baku ke departemen tertentu pada waktu tertentu.

7.     Kartu catatan bahan baku mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran setiap jenis bahan baku dan berguna sebagai catatan persediaan perpetual.

Dalam organisasi besar, pembelian bahan baku biasanya dilakukan oleh departemen pembelian, yang dikepalai oleh agen pembeli umum. Prosedur pembelian sebaiknya tertulis, guna menetapkan tanggung jawab dan sekaligus menyediakan informasi mengenai penggunaan akhir dari bahan baku yang dipesan.

Departemen pembelian (1) menerima bukti permintaan pembelian atas bahan baku, perlengkapan, dan peralatan; (2) memiliki informasi mengenai sumber pasokan, harga, dan jadwal pengapalan dan pengantaran; (3) membuat dan menempatkan pesanan pembelian; serta (4) mengatur pelaporan di antara departemen pembelian, penerimaan, dan departemen akuntansi. Fungsi tambahan dari departemen pembelian dibeberapa perusahaan adalah untuk menyetujui pembayaran dari setiap faktur yang diterima dari pemasok.

Formulir utama yang diperlukan dalam pembelian adalah bukti permintaan pembelian dan pesanan pembelian.

Electronik Data Interchange (EDI) adalah pertukaran informasi transaksi antara komputer dari suatu perusahaan dengan komputer perusahaan lain.

Persetujuan faktur adalah penting dalam pengndalian bahan baku, karena proses tersebut memverifikasi bahwa barang telah diterima sesuai dengan pesanan dan pembayaran dapat dilakukan.

Biaya perolehan bahan baku terdiri dari:

a.     Diskon pembelian

b.    Baban angkut pembelian

c.     Biaya akuisisi yang dibebankan

Untuk biaya ini dapat digunakan tarif tunggal, atau tarif yang terpisah untuk setiap kelas biaya seperti berikut ini:

 

Pendekatan ini menghasilkan dokumen transaksi berikut ini:

            Bahan baku (barang dalam proses)                                xxx

                  Biaya departemen pembelian dibebankan                             xxx

                  Biaya departemen penerimaan dibebankan                           xxx

                  Biaya departemen bahan baku dibebankan                           xxx

                  Biaya departemen akuntansi dibebankan                              xxx

d.    Perhitungan biaya persediaan untuk pajak penghasilan

  

Selain pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pencatatan yang efektif, pengendalian bahan baku memerlukan sistem pengeluaran bahan baku.

Sistem pengeluaran bahan baku meliputi bukti permintaan bahan baku, pemrosesan data elektronik (EDP) untuk bukti permintaan bahan baku, dan daftar bahan baku yang diperlukan.

Model Kuantitatif

Economic Order Quantity (EOQ)

Adalah jumlah persediaaan yang dipesan pada suatu waktu sedemikian rupa sehingga meminimalkan biaya persediaan persediaan tahunan.

Salah satu rumus EOQ adalah sebagai berikut:

atau

Contoh: kebutuhan per tahun sebesar 2.400 unit, biaya per unit $0,75, biaya pemesanan $20 per pesanan, dan persentase biaya penyimpanan adalah 20%. Tentukan EOQ:

Economic Order Quantity (EOQ) dan Diskon Pembelian

Misalkan penggunaan per tahun dari suatu item adalah 3.600 unit yang biaya per unitnya sebesar $1, tanpa diskon pembelian; biaya penyimpanan adalah 20% dari rata-rata investasi dalam persediaan; serta biaya untuk satu kali memesan adalah $10, maka EOQ-nya adalah:

Sekarang asunsikan ada diskon pembelian sebagai berikut:

Besar Pesanan	Diskon Pembelian
3.600 unit   1.800   1.200      900     720     600    450	8,0% 6,0 5,0 5,0 4,5 4,0 4,0

Tabel berikut ini mengilustrasikan dampak diskon pembelian dengan membandingkan total biaya dari berbagai jumlah pesanan. Perhatikan bahwa jumlah pesanan yang meminimalkan total biaya (900 unit per pesanan) berbeda dengan EOQ yang dihitung bila tidak ada diskon pembelian (600 unit per pesanan).

Besar Pesanan Per Tahun
	1	2	3	4	5	6	7
Harga per unit Diskon penbelian Harga per unit setelah diskon Besar pesanan dalam unit Rata-rata persediaan dalam unit* Biaya rata-rata persediaan Biaya bahan baku per tahun (a) Biaya penyimpanan (20% dari rata-rata) (b) Biaya pemesanan (c)	$1 8% $0,92 3.600 1.800 $1.656,00 $3.312,00 331,20 10,00	$1 6% $0,94 1.800 900 $846,00 $3.384,00 169,20 20,00	$1 5% $0,95 1.200 600 $570,00 $3.420,00 112,00 30,00	$1 5% $0,95 900 450 $427,50 $3.420,00 85,50 40,00	$1 4,5% $0,955 720 360 $343,80 $3.438,00 68,76 50,00	$1 4% $0,96 600 300 $288,00 3.456,00 57,60 60,00	$1 4% $0,96 450 225 $216,00 $3.456,00 43,20 80,00
Total biaya per tahun (a)+(b)+(c)	$3.653,20	$3.573,20	$3.564,00	$3.545,50	$3.556,76	$3.573,60	$3.579,20

*(Besar pesanan dalam unit + 0) : 2

Rumus EOQ dan Production Runs

Rumus EOQ juga dapat digunakan untuk menghitung jumlah optimum dari suatu production run, dalam kasus tersebut CO mewakili estimasi dari biaya persiapan (set up cost), dan CU mewakili biaya produksi variabel per unit. Contoh, asumsikan item persediaan A88 diproduksi dan bukannya dibeli; biaya persiapan (CO), seperti biaya tenaga kerja untuk mengatur dadn menyesuaikan kembali mesin, adalah $62; biaya produksi variabel (CU) adalah sebesar $2 per unit; kebutuhan per tahun adalah sebesar 20%. Jumlah optimum dari suatu production run dapat dihitung sebagai berikut:

Menentukan Waktu Pemesanan

Asumsikan suatu perusahaan menggunakan satu item yang dipesan 10 kali per tahun, biaya dari satu kali kehabisan persediaan adalah sebesar $30, biaya penyimpanan adalah sebesar $0,50 per tahun per unit; dan probabillitas terjadinya kehabisan persediaan berikut ini diestimasikan untuk berbagai tingkat persediaan pengaman:

Persediaan pengaman (dalam unit)	Probabilitas kehabisan persediaan
0 50 100 200	40% 20 10 5

Total biaya penyimpanan dan total biaya kehabisan persediaan pada setiap tingkat persediaan pengaman ditentukan sebagai berikut:

A	B	C	D	E
Persediaan pengaman (dalam unit)	Perkitaan terjadinya kehabisan persediaan per tahun	Total kehabisan persediaan	Total biaya penyimpanan	Total biaya kehabisan persediaan dan biaya penyimpanan
0 50 100 200	40% 20 10 5	$120 60 30 15	0 25 50 100	$120 85 80 115

Catatan: B = jumlah pesanan per tahun misalnya, (10) x probabilitas kehabisan persediaan

              C = B x biaya dari satu kali kehabisan persediaan (misalnya, $30)

              D = A x biaya untuk penyimpanan satu unit dalam persediaan selama satu

                   tahun(misalnya $50)

              E = C + D

Rumus untuk Menentukan Titik Pemesanan

Titik pemesanan dicapai bila jumlah yang tersedia sama dengan kebutuhan yang diperkirakan; yaitu saat jumlah persediaan tersedia dan jumlah apa pun yang akan masuk ke persediaan yang akan digunakan selama waktu tunggu dan jumlah persediaan pengaman. Dalam bentuk persamaan, titik pemesanan dapat dinyatakan sebagai:

I + QD = LTQ + SSQ

Dimana:

I        = saldo persediaan yang tersedia

QD    = jumlah yang akan masuk (sebelum deplesi dari I) dari pesanan yang sebelumnya sudah dilakukan, transfer bahan baku, dan retur ke gudang

LTQ  = jumlah yang akan digunakan selama waktu tunggu, yang sama dengan waktu tunggu normal dalam bulan, minggu, atau hari, dikalikan dengan penggunaan normal selama sebulan, seminggu, atau sehari

SSQ = jumlah persediaan pengaman

Jika penggunaan mingguan dari item persediaan adalah 175 unit, dan waktu tunggu normal adalah empat minggu, tetapi bisa mencapai 9 minggu, maka titik pemesanan adalah 1.575 unit : 700 unit penggunaan normal selama waktu tunggu (175 unit x 4 minggu) plus 875 unit persediaan pengaman (175 unit x 5 minggu). Asumsikan persediaan awal sebesar 2.800 unit tanpa ada pesanan yang sudah dilakukan tetapi barangnya masih belum dikirim, penggunaan, jadwal pengiriman, dan tingkat persediaan maksimum adalah:

Jumlah unit di persediaan awal                                                                              2.800

Penggunaan sampai ke titik pemesanan kembali

     (1.225 : 175 penggunaan mingguan = 7 minggu)                                               1.225

Titik pemesanan kembali                                                                                       1.575

Penggunaan selama waktu tunggu normal

     (700 : 175 penggunaan mingguan = 4 minggu)                                                     700

Maksimum persediaan atau persediaan pengaman pada tanggal pengantaran

pesanan diterima, dengan asumsi waktu tunggu dan penggunaan normal                   875

Jumlah pesanan yang diterima                                                                              2.090

Maksimum persediaan, dengan asumsi waktu tunggu dan penggunaan normal        2.965

Apendiks Metode Perhitungan Biaya Persediaan

Metode yang umum, FIFO, rata-rata tertimbang, dan LIFO mewakili asumsi yang berbeda mengenai aliran biaya, tetapi aliran biaya tidak berarti sama dengan aliran fisik dari unit. Metode lain melibatkan harga pasar, harga pembelian terakhir, dan biaya standar.

Pertanyaan

1.     Untuk perusahaan ritel dan perusahaan grosir yang membeli persediaannya dari berbagai pemasok, kriteria apakah yang seharusnya digunakan untuk menentukan biaya yang dapat dibukukan sebagai biaya persediaan.

2.     Apa tujuan dari model EOQ.

3.     Bagaimana suatu perusahaan dapat memperoleh keuntungan dari teknik EOQ dan titik pemesanan.

4.     Jelaskan setiap istilah berikut:

a.     Titik pemesanan

b.    Waktu tunggu

c.     Persediaan pengaman

5.     Pengendalian bahan baku harus memenuhi dua kebutuhan yang saling berlawanan, mengapa.

Latihan

1.     Suatu faktur untuk kompnen A, B, dan C diterima dari Edison Company. Total di faktur adalah sebagai berikut: Komponen A, $8.600; Komponen B, $5060; dan Komponen C, $3.840. Pengiriman tersebut beratnya 1.400 kilogram dan beban angkut adalah sebesar $280. berat untuk masing-masing komponen adalah 630, 490, dan 280 kilogram.

Diminta:

a.     Alokasikan beban angkut pembelian berdasarkan biaya.

b.    Alokasikan beban angkut pembelian berdasarkan berat pengiriman

2.     Suatu bahan baku dibeli dengan harga $3 per unit. Penggunaan bulanan sebesar 1.500 unit, biaya pemesanan sebesar $50 per pesanan, dan biaya penyimpanan tahunan sebesar 40%.

Diminta:

a.     Hitung EOQ

b.    Berapa besar pesanan yang optimal jika pemasok menawarkan 5% diskon untuk pembelian dalam lot sebesar 2.000 unit.

3.     Pilot Company memperoleh data biaya dan data lainnya mengenai salah satu bahan bakunya:

Jumlah pesanan                                 3.000 unit

Minimum penggunaan per hari      80 unit

Penggunaan normal per hari                   120 unit

Maksimum penggunaan per hari              200 unit

Waktu tunggu                                          12 hari

Diminta: Hitunglah:

1.        Persediaan pengaman

2.        Titik pemesanan

3.        Persediaan maksimum normal

4.        Persediaan maksimum absolut